「善意の自費購入」がなぜダメなのか？会社が経費を認めない裏事情

テレワークが当たり前になり、通勤時の荷物を減らそうと「ACアダプターをもう一つ買えば楽になるのでは？」と考えたことはありませんか？実際に自分で購入し、会社に経費精算を申請して「却下された」という経験を持つ方も少なくありません。実は、業務に必要なものであっても、会社が必ずしも経費を負担する義務はないのです。労働基準法では、会社と従業員の合意があれば作業用品を自己負担させることは違法ではありません。まずは、自分の会社の就業規則やテレワーク規定をチェックすることが、トラブルを避ける第一歩です。

セキュリティのリスクが「私物使用」を阻む大きな壁

なぜ会社は、業務効率化のための備品購入に消極的なのでしょうか。多くの企業がアダプターなどの周辺機器を自社で購入し、従業員に「貸与」するのには、単なるコストの問題だけではない「情報セキュリティ」上の深い理由があります。もし従業員が独断で購入した安価な互換アダプターや機器を使い、万が一PCに不具合やウイルス感染、情報漏洩が発生した場合、責任の所在が曖昧になってしまいます。そのため、多くの会社は「社内ルールで認めたもの以外は使用禁止」と定めており、善意の自費購入であっても精算が却下されるどころか、最悪の場合はルール違反とみなされる可能性があることを理解しておきましょう。

トラブルを防ぐ！経費精算で後悔しないための正しい手順

では、重たい荷物を毎日運ぶ苦労を解消するにはどうすれば良いのでしょうか。まずは、「まずは相談、購入はその後」を徹底してください。もし業務に支障が出ているのであれば、上司や総務部門に対し「テレワークの生産性を上げるためにアダプターをもう一つ用意してほしい」と正当な理由とともに相談してみましょう。また、会社が補助金制度やテレワーク手当を用意しているケースも多いため、社内ポータルサイトなどで最新の福利厚生ルールを確認することも大切です。会社としっかりとコミュニケーションを取り、ルールに則って環境を整えることが、安心して働くための近道といえます。